– Som leverans- och förändringsledare är min vardag en mix av planering, kommunikation och koordinering – både internt och mot kund, berättar Lena Lönnbäck.
Två typer av uppdrag, två olika rytmer
Internt rör det sig ofta om längre och mer omfattande projekt, där behovsbilden är komplex och förändras över tid. Externt ser det lite annorlunda ut – driftsättningar mot kund är ofta kortare och mer avgränsade, vanligtvis en vecka, max två. Det kräver lite olika mindset och olika sätt att planera, men grundprinciperna är desamma.
En tydlig start sätter tonen
Innan ett externt uppdrag drar igång sker alltid en avtalsöverlämning från sälj, där vi internt går igenom vad som är överenskommet med kunden. När våra interna resurser är på plats tar vi kontakt med kunden för att boka ett möte – fysiskt eller digitalt. Det är särskilt viktigt vid nya kundrelationer eller tekniskt komplexa leveranser, för att ingenting ska hamna mellan stolarna.
Tydliga roller under leveransen
Under själva driftsättningen är det ansvariga tekniker som har den löpande kontakten med kunden. Min roll är att ha satt ramarna, fördelat arbetet internt och säkerställt tillsammans med driftchef att rätt förutsättningar finns på plats. Det handlar om att låta var och en göra det de är bra på.
Ett ordentligt avslut – och sedan vidare
När en driftsättning är klar och godkänd av kunden kommuniceras det direkt till berörda internt – kundförvaltning, sälj och ekonomi. Sedan tar vi hand om relationen vidare, bland annat genom återkommande driftmöten och kundmöten. Frekvensen anpassas efter behov, men relationen lever kvar långt efter att leveransen är stängd.
Kommunikation är A och O
Om jag ska lyfta fram en enda sak som avgör om det går bra eller inte, är det kommunikation. Det handlar om att undvika att resurser omedvetet överbelastas, att både beställare och utförare känner sig trygga och informerade – och om att sänka tröskeln för att kunna prata öppet om det som inte går som planerat. För avvikelser kan ske, oavsett hur bra rutiner man har. Det viktiga är hur man hanterar dem, kommunicerar kring dem och lär sig av dem till nästa gång.
