Fortfarande helt överens efter 240 dagar
När pandemin nådde Sverige tog vi på Tripnet viruset på största allvar och intog snabbt stabsläge. Tillsammans och enade beslutade vi oss för att det viktigaste är att vi mår bra och att våra kunder känner sig trygga. Beslutet togs på en fredag och redan på måndagen efter jobbade vi hemifrån på obestämd framtid.
Det har nu gått över 240 dagar och alla är rörande överens om att det var rätt beslut att fatta. Vi har varit förskonade från viruset och alla mår under omständigheterna väldigt bra. Responsen från våra kunder är tydlig – vi har inte tappat i service eller riskerat driften under omställningen. Det gör oss glada och stolta!
Goda förutsättningar för att ställa om
För ett år sedan påbörjade vi arbetet att digitalisera hela vår verksamhet genom att byta kommunikationsplattform till Microsoft Teams. Arbetet sjösattes i slutet av 2019 och den sista fasen av implementeringen hade precis påbörjats när viruset tog fart. Tur i oturen. När vi ställde om vår verksamhet till att arbeta hemifrån fick vi en extra knuff och ökade takten i vårt nya arbetssätt. Det har gått över förväntan och alla är positiva till hur det har fungerat.
– Förutsättningarna för omställningen var mycket bra, men det har varit fantastisk att se alla vara så förstående i situationen och anamma det nya arbetssättet. Vi tog beslutet tillsammans – för varandra. Givetvis har det underlättat att nästan hela Sverige arbetar hemifrån och att digitala mötesplatser har blivit accepterat, säger Michael Björnberg, systemingenjör på Tripnet.
Omställning i praktiken
Det är många vardagliga och värdefulla moment som försvinner när man arbetar från hemma-kontoret – moment som man kanske inte alltid tänker på eller förstår betydelsen av. Den sociala distanseringen har nog hela samhället upplevt som utmanande och vår arbetsplats är inte ett undantag. Vi på Tripnet värdesätter gemenskapen som sker vid kaffemaskinen, i korridoren och framförallt vid våra fysiska event för kunder, samarbetspartners, leverantörer och medarbetare. Vi hoppas att det snart kommer en tid då vi åter kan bjuda in till trygga, säkra och givande mötesplatser.
För att inte tappa den interna sociala kontakten har det uppkommit en rad kreativa initiativ – alla digitala. Flera av våra team börjar varje dag med gemensamt möte via Microsoft Teams. Ledningen har kontinuerliga stabsmöten för att hålla sig uppdaterade om vad som händer i vår omvärld och hur det påverkar oss på Tripnet.
Eftermiddagsfika sker varje dag för de som kan och vill, men Ulfs fredagsfika är obligatorisk för alla, precis som i ”vanliga tider”.
Katarina Näslund, säljchef på Tripnet, har infört ett fysiskt koncept, walk-and-talk, med medarbetare varannan vecka där de går en promenad i den friska luften och enkelt håller avstånd.
– Jag åker hem till medarbetarna i mitt team en gång varannan vecka för en gemensam pratrunda, oavsett väder. Det är ett bra sätt att regelbundet ha individuella samtal för att stämma av hur läget är, både i arbetet och privat. Det är ett sätt för mig att fånga upp om något inte skulle stå rätt till och få möjlighet att skapa förbättring. Det har varit väldigt uppskattat och vi kommer troligtvis att fortsätta med det efter pandemin, förklarar Katarina.
Snabba resultat
Det har varit ett fantastiskt engagemang bland medarbetarna på Tripnet i att få omställningen att fungera. När världen utanför gungade rejält, tog alla sitt ansvar och ställde upp för varandra. Tack vare Microsoft Teams har vi kunnat bli mer effektiva, fokuserade och snabbfotade i vårt arbete. Vi har mer transparens eftersom alla kan ta del av allt på plattformen och blir mer insatta i verksamheten.
– Jag brukar säga att det ligger i vårt blod att jobba hemifrån. Även om vi nu jobbar i Teams, så har vi alltid haft ett system som gjort det möjligt att jobba på distans. Vi har rutiner för vårt arbete, vi har kunskapen som krävs och dessutom positiv inställning. Det tror jag har gjort att våra kunder känner sig trygga och inte märkt någon skillnad i driften, trots att vi alla sitter på distans, säger Marcelo Cáceres Longé, tekniskt säljstöd och informationssäkerhetsansvarig.
Kollegorna som arbetar med sälj och kundrelationer har kanske lidit mest av Corona-krisen. Det var svårt att nå fram av naturliga anledningar då alla kunder försökte ta hand om sina bolag och livsverk. Ur mörkret växte något fint fram. Säljarna lade istället fokus på att ringa sina kunder för att fråga hur de mår och om de kunde hjälpa till. Det var mycket uppskattat och något vi ska ta med oss framåt. Medmänsklighet är bland det viktigaste vi har.
Under senare delen av våren lade sig paniken en aning och vi upplevde att många försökte blicka framåt, vilket gav ny energi till oss på Tripnet. Sälj-teamet, med Katarina i spetsen, införde ”ring-tid” varje dag, där alla säljare ringde potentiella och befintliga kunder. Det gav snabbt resultat i form av fler digitala möten och nya kunder till vår portfölj.
– Alla satt ju mer eller mindre i samma båt och det gör mycket när man visar att man förstår det. Nu tycker jag att det är en annan stämning. Alla har kommit in i rutinen med digitala möten och det är inga konstigheter med det, säger Katarina Näslund.
Hälsosamma effekter
Tidigt började samhället flagga för att isolering och hemmajobb skulle bidra till att vi blir mer stillasittande och öka isoleringen. Hos oss på Tripnet har omställningen fått oväntade positiva effekter bland våra medarbetare. Många av oss har börjat eller ökat i antalet hälsofrämjande aktiviteter och vi uppmuntrar varandra till att röra på oss regelbundet. Många upplever att stressnivån är lägre, tack vare att det är lättare att få ihop vardagspusslet. Barn som ska köras till och hämtas från skolan, fritidsaktiviteter att passa, handla och laga mat, städa och sköta om hushållet. För att inte glömma värdefull tid med nära och kära.
– Vi är många som reflekterat över hur mycket det gör med slopad restid till och från kontoret. Jakten på tiden är som bortblåst. Jag känner mig lugnare inombords, men mer koncentrerad och produktiv i mitt arbete. Istället för att sitta i bilkö till och från Göteborg, kan jag ta en löprunda innan arbetsdagen startar och dessutom hämta barnen i skolan, säger Josef Wold, säljare.
Det nya normala
På Tripnet har vi tagit beslut att arbeta hemifrån fram till sommaren 2021. Ledningen har lyssnat på kollegornas oro, funderingar och tagit till sig de frågor som uppkommit. Tillsammans med tuffa men tydliga ramar för arbetssättet och att kunna säkerställa driften, var det enkelt att fatta ett långsiktigt beslut om att inte gå tillbaka till kontoret i närtid. När våra medarbetare får framtidsspana hur arbetsplatserna kommer se ut efter pandemin är det flera som tror att vi redan är i det nya normala.
– Fysiska böcker och tidningar finns fortfarande kvar, trots att de numera också finns att läsa eller lyssna på i digital form. Troligtvis kommer vi se både fysiska och digitala arbetsplatser. När vi nu bevisat hur bra vi kan arbeta hemifrån, tror jag att den fysiska arbetsplatsen definitivt kommer upplevas mer omodern. Jag tror att vi kommer vilja gå till kontoret regelbundet men behålla flexibiliteten och valfriheten. Arbetsplatsen kanske snarare kommer vara en plats för sociala möten, där vi tränar på samarbete, gemenskap och har roligt tillsammans, säger Göran Sjöberg, operativ chef.
Tips från medarbetarna – till dig som jobbar på distans
- Planera din kommande vecka eller månad innan den börjar. Se till att kalendern är prydlig men ifylld
och glöm inte avsätta tid för det du ska göra – annars äts den upp av möten. - Ställ väckarklockan på samma tid som om du skulle åka till arbetsplatsen och behåll dina arbetstider.
Rutinerna gör att du orkar ha flera bollar i luften samtidigt. - Aktivera dig någon gång under dagen. En promenad eller löprunda ger dig nytt syre, ny energi och nya perspektiv för att orka hela dagen. Kom ihåg att det är underbart i sol, men minst lika viktigt när det regnar.
- Se till att du har tangentbord, datormus och skärm som skapar en bra arbetsmiljö och är ergonomiskt
hållbart. - Har du kört fast? Ta en kaffe, ring en kollega eller gå ett varv runt huset.
- Inled dagen med ett uppstartsmöte med dina kollegor och stäm av läget.
- Samla kollegorna för gemensam aktivitet Frisbeegolf, grilla vid en sjö eller minigolf. Det finns många utomhusaktiviteter.
- Inför telefonfria möten. Eliminera moment som kan distrahera så blir mötet effektivt och med respekt
för alla som deltar. - Planera vad du ska göra efter arbetstid och avsluta arbetsdagen med att reflektera över vad du gjort
under dagen. Det gör att du kan hålla fokus på det du ska och att dagarna inte flyter ihop.
Fortsätt läsa – The Tripnet story!
